Events/GA2013/Rules of procedure

Rules of Procedure of the PP-be Ordinary General Assembly | March 23th and 24th 2013, Strombeek-Bever

Version française

1. Cette procédure est valable pour l'Assemblée Générale ordinaire du Parti Pirate de Belgique du 23 et 24 Mars 2013 à Strombeek-Bever.
2. L'Assemblée est composée de différents participants :
   1. membres du Parti en ordre de cotisation, ayant droit de parole et droit de vote.
   2. membres du Parti pas en ordre de cotisation n'ayant pas droit de vote mais ayant droit de parole.
   3. observateurs n'ayant ni droit de vote ni droit de parole.
3. Les membres du Parti en ordre de cotisation qui ne peuvent être présent à l'OGA ce jour, peuvent se faire mandater via une procuration offerte à un autre Pirate.Pour ce faire,
   1. soit, le mandant (personne absente) doit envoyer un mail confirmant la désignation du mandataire (personne qui représentera le mandant) à cette adresse : <email>ga2013@pirateparty.be</email>.
   2. soit, le mandataire doit se présenter avec une preuve écrite de son mandant sous forme d'une lettre de confirmation manuscrite ou imprimée, signée par ce dernier. L'impression d'un email peut faire office de lettre signée dès qu'il est possible de contrôler au jour et lieu de l'AG la présence du mail dans la boite à courriel du mandataire.
   3. Par souci de simplicité pour cette assemblée ordinaire d'envergure, le mandat couvrira l’entièreté des votes. Un système de mandats partiels pourra être envisageable pour nos prochaines assemblées décisionnelles.
   4. Le vote via une connexion internet ( remote voting ) ne sera pas possible. A ce jour la coreteam n'a reçu aucune réponse à un appel d'aide pour en organiser la logistique.
4. Cette procédure est adoptée à la majorité simple des participants et entre en vigueur immédiatement.
5. Avant d'entamer l'Assemblée Générale, une farde de document est distribué aux participants.Cette farde contient:
   1. la présente procédure
   2. le déroulement de la journée (timeline)
   3. un badge d'identification
   4. les propositions non-statutaires
   5. les propositions statutaires
   6. un jeu de cartons de couleurs :
   7. verte : pour voter YES
   8. rouge : pour voter NO
6. 1. Un appel à candidature est lancé via les différentes mailings listes et la Pirate Party Quick News, les candidatures sont envoyés à l'adresse <email>ga2013@pirateparty.be</email>.
   2. Au début de l'Assemblée Générale, les membres pirates présents ou mandatés désigneront par vote à majorité simple des volontaires pour assurer les fonctions suivantes :
      1. Deux secrétaires, chargés de prendre les minutes de la réunion, langue maternelle FR/NL
      2. un modérateur (bilingue), chargés de la distribution du temps de parole.
      3. Trois assesseurs, chargés de compter les voix, valider les procurations et les votes.
7. La Coreteam désignera deux "présidents de séance" FR/NL, chargés de tenir l'agenda, d'assurer le respect de la présente procédure, de recadrer les discussions pour faciliter le bon déroulement général de l'assemblée générale.
8. Tous les membres pirates sont soumis aux mêmes droits et aux mêmes règles concernant la prise de parole.
9. Le modérateur distribue la parole et a la parole prioritaire dans cette fonction.
   1. En dehors des présentations, le modérateur distribuera la parole par ordre chronologique aux membres pirates qui auront exprimé leur désir de parler en levant le bras.
10. Le temps de parole est distribué en fonction du planning de l'assemblée et en respect du temps imparti pour chaque action :
    1. Une minute maximum pour la présentation de propositions non-statutaires.
    2. Une minute maximum pour les réactions aux propositions non-statutaires.
    3. Cinq minutes maximum pour la présentation des propositions collectives.
    4. Une minute maximum par réactions ou questions par rapport aux propositions collectives.
11. Les propositions à l'ordre du jour sont de deux types : les propositions non-statutaires et les propositions statutaires.
12. Les propositions non-statutaires concernent des décisions pratiques à prendre pour le bon fonctionnement du parti. Elles sont présentées par un membre de la Coreteam :
    1. Domain names : entamer les procédures pour récupérer les noms de domaine du parti pirate de belgique (presented by Jonas)
    2. Bank Account : entamer les procédures pour quitter la banque fortis (presenté par Nofel)
    3. Party Adress : changer l'adresse du Parti et la mettre à rue Gérard et aménagement du local (présenté par Paul)
    4. Service Level Agreement : convention entre Pirateparty et Black Pearl (modification des statuts du BP) (présenté par Marouan)
13. Avant le début des discussions sur les propositions statutaires, chaque groupe qui a travaillé sur une proposition collective désigne un rapporteur qui expliquera/défendra à l'Assemblée la logique de la proposition. Une séance de questions réponses sera prévue à la fin de chaque présentation. La priorité sera accordée au rapporteur pour les réponses aux questions sans qu'il ne soit interdit aux autres participants du projet d'apporter leur propre éclaircissement. A chaque vote le speaker ou président de séance demande aux membres présents si des explications supplémentaires sont nécéssaires. Le vote pourra commencer dès le moment où plus aucun membre ne désire d'explication supplémentaire.
14. Pour voter, les participant utiliseront:
    1. le carton vert pour marquer un accord
    2. le carton rouge pour marquer un désaccord
    3. aucun carton : en cas d'abstentions
15. Les Minutes sont les résumés des débats et les décisions prises.
16. Les Minutes sont prises par les deux secrétaires, en français et en néerlandais, sur un pad.
17. Les minutes seront officiellement publiées au plus tard une semaine après la tenue de l'EGA.
18. Les Minutes sont considérées comme validées s'il n'y a pas d'objections dans un délai de une semaine à compter de la publication des Minutes.

Nederlandstalige versie

1. Deze procedure is geldig voor de gewone Algemene Vergadering van de Piratenpartij Belgi?e van 23 en 24 Maart 2013 in Strombeek-Bever.
2. De vergadering bestaat uit de volgende deelnemers :
   1. leden van de Partij die in orde zijn met hun lidgeld, hebben spreekrecht en stemrecht.
   2. leden van de Partij die niet in orde zijn met hun lidgeld hebben geen stemrecht maar wel spreekrecht
   3. waarnemers hebben noch stemrecht noch spreekrecht
3. leden van de Partij die in orde zijn met hun lidgeld en die niet aanwezig konden zijn op de OGA die dag, kunnen een volmacht uitbrengen aan een andere piraat. Om dat te doen,
   1. ofwel moet de volmachtgever (afwezige personen) een mail sturen die de volmach bevestigd voor de gevolmachtigde op dit adres : <mail>ga2013@pirateparty.be</mail>
   2. ofwel, moet de gevolmachtigde zich aanmelden met een geschreven bewijs van zijn volmacht onder de vorm van een geprinte of handgeschreven brief, ondertekend door de volmachtgever. Het afdrukken van een mail kan ook als ondertekende brief beschouwd worden als het mogelijk is om dit te controlere op de dag en de plaats van de AG door het aantonen van de aanwezigheid van die mail in de mailbox van de gevolmachtigde.
   3. Voor de eenvoudigheid van deze algemene vergadering, gaat een volmacht over alle stemmen. Een manier om gedeeltelijke volmachten te geven kan mogelijk zijn bij de komende vergaderingen.
   4. Een stem via een internetverbinding (remote voting) is niet mogelijk. Tot op dit moment heeft het coreteam nog geen antwoord gekregen op hun oproep om dit logistiek te organiseren.
4. Deze procedure is aangenomen door een simpele meerderheid van de deelnemers en treedt onmiddelijk in werking.
5. Vooraleer de algemene vergadering wordt begonnen, wordt een mapje uitgedeeld aan alle deelnemers. Dit mapje bevat :
   1. deze procedure
   2. de tijdslijn van de dag
   3. een badge
   4. de niet-statutaire voorstellen
   5. de statutaire voorstellen
   6. enkele gekleurde kaartjes
   7. groen om voor te stemmen
   8. rood om tegen te stemmen
6. De uitnodigingen te zijn wordt gelanceerd via verschillende mailinglijsten en de Quick News, de kandidaturen worden verstuurd naar <mail>ga2013@pirateparty.be</mail>
7. aan het begin van de algemene vergadering, wijzen de aanwezige piraten of gevolmachtigden via simpele meerderheid vrijwilligers aan om de volgende functies te vervullen :
   1. twee secretarissen, gevolmachtigd om nota te nemen van de vergadering. Moedertaal FR/NL
   2. een tweetalige moderator, verantwoordelijk om de spreektijd te verdelen.
   3. drie tellers, verantwoordelijk om de stellen te tellen en de volmachten te verifië?ren.
8. Het coreteam wijs twee \voorzitters van de vergadering aan" FR/NL, bevoegd voor de agenda, het respecteren van deze procedures, het kaderen van de discussies en het zorgen voor een goede afwerking van de algemene vergadering.
9. alle leden-piraten hebben dezelfde rechten en moeten zich aan dezelfde regels houden voor het spreekrecht.
10. de moderator verdeelt het spreekrecht heeft steeds prioritair spreekrecht volgens deze regels :
    1. Buiten de presentaties, verdeelt de moderator het spreekrecht in chronologische volgorde aan de piraten die het wil om te spreken hebben uitgedrukt door hun arm in de lucht te steken.
11. De tijd voor het spreekrecht wordt verdeeld in functie van de planning van de algemene vergadering en met respect voor de tijd van ieder van de volgende acties :
    1. Maximaal één minuut voor de voorstelling van de niet-statutaire voorstellen
    2. Maximaal één minuut voor de reacties op de niet-statutaire voorstellen
    3. maximaal vijf minuten voor het presenteren van de collectieve voorstellen.
    4. maximaal één minuut voor de reacties of de vragen over de collectieve voorstellen.
12. De voorstellen op de agenda bestaan uit twee types : de niet-statutaire voorstellen en de statutaire voorstellen.
13. De niet-statutaire voorstellen gaan over de praktische beslissingen om te nemen voor het goed functioneren van de partij. Ze worden voorgesteld door een lid van het coreteam :
    1. Domain names : opstarten van de procedures om de domeinnamen van de piratenpartij te recupereren (gepresenteerd door Jonas)
    2. Bankrekening : voorstellen van de procedures om Fortis te verlaten (voorgesteld door Nofel)
    3. adres van de partij : het veranderen van het adres van de partij en haar plaatsen in de Gerardstraat en het inrichten van het lokaal(Paul)
    4. Service Level Agreement : conventie tussen de Piratenpartij en de Black Pearl (modificatie van de statuten van de Black Pearl) (Marouan)
14. voor het begin van de discussies over de statutaire voorstellen, wijst iedere groep die gewerkt heeft op een collectief voorstel een verslaggever uit die uitlegt/verdedigt aan de algemene vergadering de logica achter haar voorstel. Hierna volgt een vraag en antwoord. De prioriteit voor het beantwoorden van de vragen ligt bij degene die presenteerde, maar ook anderen uit de groep mogen erop antwoorden. Bij elke stemming vraagt de voorzitter van de sessie als er bijkomende uitleg nodig is. De stemming begint vanaf geen enkel lid meer verdere uitleg nodig heeft.
15. Om te stemmen, gebruiken de deelnemers :
    1. een groene kaart om hun akkoord uit te drukken
    2. een rode kaart om hun weigering uit te drukken
    3. geen enkele kaart om zich te onthouden
16. Het verslag is een samenvatting van de gevoerde debatten en de precieze beslissingen.
17. Het verslag wordt genomen door twee secretarissen, een Franstalige en een Nederlandstalige, op een pad.
18. Het verslag wordt beschouwd als geldig als er binnen de week na het publiceren ervan geen bezwaargemaakt wordt.