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Rules of Procedure of the PP-be Extraordinary General Assembly | December 22th 2012, Louvain-la-Neuve

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1. Cette procédure est valable pour l'Assemblée Générale Extraordinaire du Parti Pirate de Belgique du 22 décembre 2012 à Louvain-la-Neuve.
2. L'Assemblée est composée de différents participants :
   1. membres du Parti en ordre de cotisation, ayant droit de parole et droit de vote.
   2. membres du Parti pas en ordre de cotisation n'ayant pas droit de vote mais ayant droit de parole.
   3. observateurs n'ayant ni droit de vote ni droit de parole.
3. Les membres du Parti en ordre de cotisation qui ne peuvent être présent à l'EGA ce jour, peuvent se faire mandater via une procuration offerte à un autre Pirate.Pour ce faire,
   1. soit, le mandant (personne absente) doit envoyer un mail confirmant la désignation du mandataire (personne qui représentera le mandant) à cette adresse : <email>ega2012@pirateparty.be</email>.
   2. soit, le mandataire doit se présenter avec une preuve écrite de son mandant sous forme d'une lettre de confirmation manuscrite ou imprimée, signée par ce dernier. L'impression d'un email peut faire office de lettre signée dès qu'il est possible de contrôler au jour et lieu de l'AG la présence du mail dans la boite à courriel du mandataire.
   3. Par souci de simplicité pour cette première assemblée extraordinaire d'envergure, le mandat couvrira l’entièreté des votes. Un système de mandats partiels pourra être envisageable pour nos prochaines assemblées décisionnelles.
   4. Le vote via une connexion internet ( remote voting ) ne sera pas possible. A ce jour la coreteam n'a reçu aucune réponse à un appel d'aide pour en organiser la logistique.
4. Cette procédure est adoptée à la majorité simple des participants et entre en vigueur immédiatement.
5. Avant d'entamer l'Assemblée Générale, une farde de document est distribué aux participants.Cette farde contient:
   1. sa carte de membre
   2. la présente procédure
   3. le déroulement de la journée (timeline)
   4. un badge d'identification
   5. les propositions non-statutaires
   6. les propositions statutaires
   7. un jeu de cartons de couleurs :
   8. verte : pour voter YES
   9. rouge : pour voter NO
6. 1. Un appel à candidature est lancé via les différentes mailings listes et la Pirate Party Quick News, les candidatures sont envoyés à l'adresse <email>ega2012@pirateparty.be</email>.
   2. Au début de l'Assemblée Générale, les membres pirates présents ou mandatés désigneront par vote à majorité simple des volontaires pour assurer les fonctions suivantes :
      1. Deux secrétaires, chargés de prendre les minutes de la réunion, langue maternelle FR/NL
      2. un modérateur (bilingue), chargés de la distribution du temps de parole.
      3. Trois assesseurs, chargés de compter les voix, valider les procurations et les votes.
7. La Coreteam désignera deux "présidents de séance" FR/NL, chargés de tenir l'agenda, d'assurer le respect de la présente procédure, de recadrer les discussions pour faciliter le bon déroulement général de l'assemblée générale.
8. Tous les membres pirates sont soumis aux mêmes droits et aux mêmes règles concernant la prise de parole.
9. Le modérateur distribue la parole et a la parole prioritaire dans cette fonction.
   1. En dehors des présentations, le modérateur distribuera la parole par ordre chronologique aux membres pirates qui auront exprimé leur désir de parler en levant le bras.
10. Le temps de parole est distribué en fonction du planning de l'assemblée et en respect du temps imparti pour chaque action :
    1. Une minute maximum pour la présentation de propositions non-statutaires.
    2. Une minute maximum pour les réactions aux propositions non-statutaires.
    3. Cinq minutes maximum pour la présentation des propositions collectives.
    4. Une minute maximum par réactions ou questions par rapport aux propositions collectives.
11. Les propositions à l'ordre du jour sont de deux types : les propositions non-statutaires et les propositions statutaires.
12. Les propositions non-statutaires concernent des décisions pratiques à prendre pour le bon fonctionnement du parti. Elles sont présentées par un membre de la Coreteam :
    1. Domain names : entamer les procédures pour récupérer les noms de domaine du parti pirate de belgique (presented by Jonas)
    2. Bank Account : entamer les procédures pour quitter la banque fortis (presenté par Nofel)
    3. Party Adress : changer l'adresse du Parti et la mettre à rue Gérard et aménagement du local (présenté par Paul)
    4. Service Level Agreement : convention entre Pirateparty et Black Pearl (modification des statuts du BP) (présenté par Marouan)
13. Avant le début des discussions sur les propositions statutaires, chaque groupe qui a travaillé sur une proposition collective désigne un rapporteur qui expliquera/défendra à l'Assemblée la logique de la proposition. Une séance de questions réponses sera prévue à la fin de chaque présentation. La priorité sera accordée au rapporteur pour les réponses aux questions sans qu'il ne soit interdit aux autres participants du projet d'apporter leur propre éclaircissement. Le vote pourra commencer dès le moment où plus aucun membre ne désire d'explication supplémentaire.
14. Pour voter, les participant utiliserons :
    1. le carton vert pour marquer un accord
    2. le carton rouge pour marquer un désaccord
    3. aucun carton : en cas d'abstentions
15. Les Minutes sont les résumés des débats et les décisions prises.
16. Les Minutes sont prises par les deux secrétaires, en français et en néerlandais, sur un pad.
17. Les minutes seront officiellement publiées au plus tard une semaine après la tenue de l'EGA.
18. Les Minutes sont considérées comme validées s'il n'y a pas d'objections dans un délai de une semaine à compter de la publication des Minutes.