Office/Meeting/16 01 2013

Office Sharing Agreement
Workgroup	Office
Date	Wed 16 January 2013
Time	?
Venue	Pirates QG
Address	Rue Gérard 47A 1000 Brussels
City
Attendees	Amelia Andersdotter, Paul Bossu, Marouan El Moussaoui, Jonas Degrave
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Preliminary agreement document

Office Sharing Agreement "European Pirates Office" (EPO) between

Amelia Andersdotter, MEP, represented by Mattias Bjärnemalm hereinafter called "Amélia (MEP)"

and

Pirate Party of Belgium, represented by Paul Bossu, Marouan El Moussaoui, Jonas Degrave, Joint Chairman of the Pirate Party of Belgium, mandated by decision adopted during the Extraordinary General Assembly of December 22th 2012. hereinafter called "PPBE"

1. PREAMBLE Amélia (MEP) occupe une surface de bureau à Bruxelles, dans le quartier européen. Cette adresse est actuellement utilisée par Amélia (MEP), le Pirate Parties International et le Parti Pirate Européen. Le bureau, sis dans le quartier européen de Bruxelles, est loué jusqu'à la fin juin 2014. Dans le cadre des élections à venir et pour favoriser le développement du projet Pirate, Amélia (MEP) permet au Parti Pirate belge d'occuper ce bureau, sous les conditions énumérées dans la présente convention.

That being exposed, it was decided as follow

2. DESCRIPTION Le bureau est situé au 47/A, rue Gérard à 1040 Bruxelles. Il est composé d'un rez-de-chaussée meublé et d'un sous-sol non meublé. Au réz-de-chaussée, les meubles sont : deux tables de réunion, 16 chaises blanches, 3 fauteuils de bureau, 2 fauteuils d'accueil, 1 guéridon, deux bureaux et un secrétaire, une colonne étagère, une armoire. Au sous-sol deux chaises et une étagère constituent le mobilier. Un coin cuisine comprenant un frigo et une toilette complètent le sous-sol. Le bureau dispose des accomodement suivants : internet, eau et chauffage

3. DURATION La présente convention produit tout ses effets à la signature et prend fin après juin 2014 ou si Amélia (MEP) ou l'AG du PPBE le décide.

4. TERMS OF USE

4.1. Un règlement intérieur sera affiché à l'entrée dans le bureau et au sous-sol. Les deux parties devront respecter et faire respecter par tous ses membres l'ensemble des clauses de ce règlement. En cas d'observation particulière ou de problème de cohabitation, les deux parties devront en être informés et prendre les mesures nécessaires. Le règlement intérieur pourra être discuté et complété par tous les occupants en fonction des remarques ou nécessité d’une parfaite cohabitation.

4.2. Les charges suivantes reviennent a Amélia (MEP) : - loyer rent - charges : water / electricity / phone / internet / heating - mobilier : mobilier décrits dans le point 1 + tout autre mobilier de bureaux - bureautique : les éléments de bureautique sont communs aux deux parties. Elles se partagent les fournitures. Amélia (MEP) approvisionne, tandis que le PPBE tient à jour un inventaire et une liste des besoins.

4.2. Les charges suivantes reviennent au PPBE : - weekly cleaning by a professional nettoyage hebdomadaire : via titre-service. - manage the fridge and we fill it up approvisionnement du frigo et gestion de la nourriture et des boissons - meubler le sous-sol : en faire un salon cosy (espace lounge)

4.3. Modalités d'occupation de la Salle de réunion : horaire, gestion des clés => google agenda or on new website (Tom + IT) - horaire : tous les jeudis le bureau est occupé de 18h00 à 20h00. (streaming of someone of EUn parliament btw 18:30 & 19:00)

4.4. Modallités d'occupation de la Cuisine et Espace Lounge : minima (café,...), gestion du bar

4.5. Domiciliation & access to mailbox

PPBE sera domicilié à cette adresse, de même que son asbl de gestion le Black Pearl. PPI ET PPEU are NOT registred there too : is there any legal problem with that ?

4.6. Creation of Mail adress : office@pirateparty.be with coreteam + Mab's adress choice

4.7. Management of Keys

5. INSURANCES Assurance responsabilité civile prise par Amélia (MEP) --> Mab will send a copy of the existing insurance (KBC) Autre assurances ?

6. AMENDMENT This Agreement may be amended or supplemented at any time provided that any such amendment or supplement shall be made in writing and signed by each of the parties hereto.

7. ARBITRATION Any disagreement or dispute among the parties hereto involving or resulting from their practice of law together shall be resolved only by final and binding arbitration under the Tribunaux de l'arrondissament judiciare de Bruxelles.

To do after signing the agreement

DOCUMENTS NEEDED AFTER THE SIGNATURE OF THIS AGREEMENT :

• R.O.I.
• Horaire pour l'occupation de la salle de réunion
• Tableau pour les clés
• Tableau du Bar
• Tableau des Fournitures